De rol van een gespreksleider: Hoe kies je de juiste persoon voor de taak?
De gespreksleider. Het is een onderschatte taak die vaak door de meest aanwezige of ervaren persoon in de vergadering wordt ingevuld. En hoewel deze aanpak soms kan werken, is het ook eens de moeite waard om een andere persoon uit te kiezen. Iemand die beschikt over de kwaliteiten om anderen aan het woord te laten de discussie in goede banen te leiden en de vergadering effectief te structureren.
In deze blog beschrijven we de exacte rol van een gespreksleider, benoemen we de verantwoordelijkheden en geven we tips om de juiste persoon te kiezen voor deze belangrijke functie.
Wat doet een gespreksleider?
Een gespreksleider is meer dan alleen de persoon die de vergadering inluidt. Hij of zij is de belangrijke spil om van een vergadering een geoliede machine te maken. Zo zorgt een gespreksleider ervoor dat de agendapunten worden aangehouden, dat iedereen inbreng heeft in de vergadering en dat de discussies in goede banen worden geleid.
Een goede gespreksleider vat ook besproken punten samen en zorgt voor de structuur die in veel vergaderingen ontbreken.
De verantwoordelijkheden van een gespreksleider
Een gespreksleider heeft diverse verantwoordelijkheden om te zorgen voor een vlotte en succesvolle vergadering. Ten eerste is het essentieel dat de gespreksleider de agenda voorbereidt en presenteert, zodat alle deelnemers weten wat er op de agenda staat en wat de doelstellingen zijn. Daarnaast is het zijn of haar taak om de vergadering op tijd te starten en af te sluiten. Om ieders focus te behouden is het aan te raden om je echt aan die tijd te houden.
Ook het vermijden van conflicten en vervelende discussie behoort tot de verantwoordelijkheden. Natuurlijk moet er ruimte zijn voor de kritische noot, het moet niet uit de hand lopen. Andere verantwoordelijkheden van een gespreksleider zijn onder meer:
- Iedereen proberen aan het woord te krijgen
- De tijd bijhouden en managen per onderwerp
- Inspringen bij conflicten
- Samenvatten van discussies
- Zorgen voor de positieve sfeer in de groep
Waarom een gespreksleider helpt
- Houdt overzicht en zorgt voor structuur
- Zorgt ervoor dat alle onderwerpen worden belicht
- Vermijdt confrontaties en onderlinge frustraties
- Vat onderwerpen samen
- Bevordert een constructieve en respectvolle sfeer
- Zorgt ervoor dat het gesprek bij het oorspronkelijke doel blijft
Wie is de geschikte gespreksleider?
Een geschikte gespreksleider is iemand die sociaal vaardig is en enigszins weet van de hoed en de rand. Hij of zij heeft uitstekende communicatieve vaardigheden en kan zowel luisteren als effectief spreken. Ook is het belangrijk dat de gespreksleider neutraal en onpartijdig blijft, zodat hij of zij een eerlijke en open discussie kan faciliteren. Flexibiliteit en probleemoplossend vermogen zijn ook weer belangrijke punten die van een gespreksleider een goed gespreksleider maken.
Let wel: Een gespreksleider is geen notulist. We raden aan om hier iemand anders voor aan te wijzen.
Effectief vergaderen in een inspirerende omgeving? Vergaderenstrand
Wil je de anders zo standaard vergadering eens in een nieuw jasje steken? Kies dan voor Vergaderenstrand, waar een unieke locatie aan de kust je de perfecte setting biedt om creativiteit en samenwerking te stimuleren. Wij hebben alle benodigde faciliteiten in huis om je vergadering soepel te laten verlopen, van moderne audiovisuele apparatuur tot comfortabele vergaderruimtes met natuurlijk licht.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Boek dan ook direct een vergadering, neem vrijblijvend contact op bij vragen of vraag een offerte aan.