Een vergaderlunch organiseren: Waar moet je op letten?

Staat er een belangrijke vergadering op het programma? Grote kans dat dit lang gaat duren, waardoor je ook zult moeten denken aan een lunch. Een goed georganiseerde vergaderlunch speelt niet alleen een belangrijke rol voor de sfeer in de groep, het kan ook zorgen voor een moment van ontspanning om het tweede deel van de vergadering in te luiden. 

In deze blog benoemen we waar je op moet letten wanneer je een vergaderlunch organiseert, zodat je ervoor zorgt dat dit onderdeel van de bijeenkomst soepel verloopt.

De voordelen van een vergadering inclusief lunch

Een vergadering met lunch is met name interessant wanneer je een lange sessie op het programma hebt staan. Een goed georganiseerde lunch zorgt ervoor dat de deelnemers niet alleen voldoende energie hebben, maar ook de mogelijkheid krijgen om op een informele manier met elkaar te communiceren. Dat versterkt weer de teamdynamiek en bevordert de samenwerking. Door tijdens de lunch in een ontspannen setting met elkaar te praten, kunnen ideeën sneller ontstaan. 

Een vergaderlunch organiseren: Zelf doen of uitbesteden? 

Wanneer je een vergaderlunch wilt organiseren, kun je overwegen om dit zelf te doen of uit te besteden. Beide hebben zo z’n voordelen en zijn dan ook het overwegen waard. Wanneer je zelf aan de slag gaat, heb je meer grip op hetgeen er geserveerd gaat worden. Ook is het zelf samenstellen van een vergaderlunch vaak voordeliger dan wanneer je dit uitbesteed. 

Uitbesteden is daarentegen weer interessant wanneer je compleet wilt worden ontzorgd. Een cateraar of de organisator van de vergaderlocatie zorgt dan voor de broodjes, yoghurts, wraps en andere snacks. Dat scheelt tijd en moeite. 

Zelf een vergaderlunch organiseren: 5 tips 

Wanneer je zelf de handen uit de mouwen steekt is het goed om voorbereid te werk te gaan. Zo wil je ervoor zorgen dat iedereen voldoende keuze heeft in het menu en dat er rekening wordt gehouden met elkaar. We hebben dan ook 5 handige tips voor je op een rij gezet: 

1 – Houd rekening met dieetvoorkeuren en allergieën

Het laatste wat je wilt is dat deelnemers zich ongemakkelijk voelen tijdens de lunch omdat er geen geschikte opties voor hen beschikbaar zijn. Denk dan ook aan vegetarische, veganistische en glutenvrije gerechten. Het is belangrijk om een divers aanbod te creëren dat tegemoetkomt aan verschillende dieetwensen. 

2 – Stel vast met hoeveel mensen je komt

Nu je weet wat je wel en niet kunt aanbieden qua dieetvoorkeuren, is het belangrijk om te bepalen met hoeveel mensen je daadwerkelijk rekening moet houden. Dit helpt je niet alleen bij de boodschappen, maar ook bi het kiezen van de locatie. 

3 – Maak gerechten met dezelfde ingrediënten

Het is natuurlijk leuk dat je veel verschillende broodjes en snacks wilt serveren. Toch zul je merken dat het efficiënter en voordeliger kan zijn om gerechten te maken die dezelfde ingrediënten gebruiken. Denk aan meerdere snacks met ei, tomaten of kip. Zo creëer je een smakelijke en gevarieerde lunch die zowel praktisch als budgetvriendelijk is.

4 – Zorg voor voldoende drankjes

Het is belangrijk om niet alleen te denken aan het eten, maar ook aan de dranken die je aanbiedt. Denk aan koffie, thee, frisdranken en water. Vergeet ook niet om voldoende glazen en servies beschikbaar te hebben, zodat niemand misgrijpt. 

5 – Creëer een uitnodigende sfeer

Zorg voor een gezellige sfeer door de lunch opstelling aan te passen, bijvoorbeeld door ronde tafels te gebruiken in plaats van lange, rechte tafels. Daarnaast kun je met wat aanpassingen met verlichting ook al voor een sfeervolle ambiance zorgen. Muziek op de achtergrond kan ook een goede manier zijn om een gezellige sfeer te creëren, maar zorg er wel voor dat het volume niet te hoog staat.

Combineer een vergadering met een lunch bij Vergaderenstrand.nl

Vergaderen inclusief een lunch is een uitstekende mogelijkheid om met extra energie aan het tweede deel van de vergadering te starten. Bij Vergaderenstrand.nl bieden wij verschillende opties om aan jouw behoeften te voldoen. Zo huur je een vergaderruimte voor 4 of 8 uur af en kies je zelf uit welke extra wensen je toevoegt op het gebied van catering. Denk aan koffie en thee, een zoete lekkernij of een uitgebreide lunch. 

Neem contact met ons op voor meer informatie en om een offerte op maat te ontvangen voor jouw vergadering aan het strand!