Het belang van de notulist bij een vergadering
Een goede vergadering begint bij een uitgeschreven agenda, een toegewezen gespreksleider en natuurlijk voldoende ruimte voor iedere gegadigde. Een belangrijke rol die vaak over het hoofd wordt gezien, is die van de notulist. Hetgeen allemaal tijdens de vergadering wordt besproken moet immers worden gedocumenteerd, zodat er op een volgende vergadering op kan worden teruggeblikt.
Maar ook om concrete actiepunten uit te schrijven is een notulist van groot belang. In deze blog vertellen we graag meer over het belang van de notulist bij een vergadering.
Wat doet een notulist?
Een notulist is iemand die verantwoordelijk is voor het vastleggen van de belangrijkste punten, besluiten en actiepunten tijdens een vergadering. Een belangrijke rol, zeker wanneer er waardevolle actiepunten worden besproken. Ook mededelingen, speciale verzoeken of opmerkingen van deelnemers worden genoteerd, zodat iedereen zich kan verantwoorden voor de besproken onderwerpen en afspraken.
Een notulist schrijft alle noemenswaardige punten op die voortkomen uit de vergadering, inclusief de tijd, de persoon die het zegt en het doel wat dient te worden besproken tijdens de volgende sessie.
Wat zijn de voordelen van een notulist?
Een notulist is een must om een goede vergadering te houden. De redenen waarom een notulist van waarde kan zijn benoemen we graag onderstaand:
1 – Afspraken kunnen worden vastgelegd
Afspraken die tijdens de vergadering worden gemaakt worden door de notulist opgeschreven. Dit is vooral van belang om te voorkomen dat actiepunten over het hoofd worden gezien en dat de betrokkenheid van deelnemers in het proces wordt gewaarborgd. Wanneer actiepunten duidelijk zijn vastgelegd, weten alle teamleden wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze hun verantwoordelijkheden beter nakomen.
2 – Het noteren van opvolgingen
Tijdens een vergadering wordt er van alles besproken. Vervolgens is het goed dat dit wel wordt gedocumenteerd, zodat de belangrijkste punten en besluiten niet verloren gaan en er duidelijke opvolging kan plaatsvinden. Dit zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden en actiepunten helder zijn, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.
3 – Een uitgebreide samenvatting
De notulen zijn in feite een uitgebreide samenvatting van de vergadering die alle belangrijke discussies, beslissingen en actiepunten omvat. Deze kan altijd worden nagelezen door iedereen die aanwezig was. Of natuurlijk door de mensen die niet aanwezig konden zijn.
4 – Informeren van afwezigen en stakeholders
Ook voor de mensen die niet aanwezig waren bij de vergadering, is het goed om op de hoogte te zijn van de besproken punten en genomen besluiten. De notulen dienen als een waardevol document om te informeren wat de highlights uit de belangrijke meeting waren.
5 – Een goed startpunt voor de volgende vergadering
De punten die de vorige keer zijn besproken, zullen voor een groot deel tijdens de volgende sessie opnieuw worden behandeld en verder uitgewerkt. Zo kan er worden teruggeblikt, verder worden voortborduurt op eerdere ideeën, en kunnen eventuele openstaande vragen of onopgeloste problemen worden aangepakt.
Hoe kies je een geschikte notulist?
Een geschikte notulist is iemand die goed bekend is met het bedrijf en de agendapunten die aan bod komen. Natuurlijk moet een notulist ook snel kunnen schrijven en effectief kunnen luisteren, zodat ze de belangrijke punten opmerken en deze ook vastleggen zonder belangrijke details te missen.
Ook moet de notulist in staat zijn om neutraal en objectief te blijven, zonder persoonlijke meningen of voorkeuren in de notulen te verwerken. Goede communicatieve vaardigheden zijn dan ook essentieel.
Vergadering in een bruisende locatie? Kies voor het strand!
In de intro van deze blog schreven we over de basisbeginselen van een goede vergadering. Een punt dat echter net zo belangrijk is, is de locatie van de vergadering. Een inspirerende omgeving, zoals het strand, kan bijdragen aan een ontspannen sfeer en frisse ideeën. Vergaderenstrand.nl is dan ook graag je partner in het organiseren van unieke vergaderlocaties aan de kust.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag dan geheel vrijblijvend om meer informatie of stel direct een vergadering samen. Wij verzorgen graag jullie volgende vergadering.