Top 5 vergadertechnieken voor een waardevolle vergadering
De jaarlijkse of periodieke vergadering is een belangrijk moment om terug te blikken op de vorige periode, bijzonderheden te bespreken en plannen te maken voor de toekomst. Het is essentieel om deze tijd effectief te benutten en ervoor te zorgen dat alle belangrijke punten aan bod komen.
Met de juiste vergadertechnieken wordt de vergadering een stuk efficiënter en wordt de tijd beter benut. In deze blog gaan we dieper in op 5 van deze technieken.
1 – Loop de agendapunten langs
De agendapunten zijn de onderwerpen waarover tijdens de vergadering gesproken moet worden. Door de agendapunten systematisch langs te lopen, zorg je ervoor dat alle belangrijke zaken aan bod komen en niets wordt overgeslagen. Het is aan te raden om de planning vooraf te delen in een inhoudsopgave, zodat iedereen op de hoogte is van wat er besproken zal worden.
2 – Werk met vragenrondes en laat iedereen aan het woord
Uit ervaring weten we dat het betrekken van alle deelnemers bij een vergadering de betrokkenheid en effectiviteit vergroot. Door regelmatig vragenrondes in te lassen en ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om aan het woord te komen, creëer je een vergadering waar iedereen zich gehoord voelt.
Kies bijvoorbeeld voor een vragenronde waarbij men moet staan wanneer ze het met een stelling eens zijn en zitten wanneer ze het er niet mee eens zijn.
3 – Gebruik een timekeeper
Een veelvoorkomend probleem tijdens vergaderingen is dat sommige onderwerpen veel meer tijd in beslag nemen dan gepland, waardoor andere belangrijke punten niet aan bod komen of de vergadering gevoelsmatig ontzetten lang duurt. Om dit te voorkomen, kan het handig zijn om een timekeeper aan te wijzen. Deze persoon houdt de tijd in de gaten en zorgt ervoor dat elk agendapunt binnen de afgesproken tijd wordt besproken. Circa. 5 minuten voor het verstrijken van de timer zal hij of zij aangeven dat het onderwerp moet worden afgerond.
4 – Las een moment van brainstormen in
Om de focus tijdens een vergadering niet alleen op bestaande problemen te leggen, is het nuttig om een speciaal moment in te plannen voor brainstormen. Dit kan helpen om iedereen te betrekken bij de vergadering. Het bevordert daarnaast een open sfeer en geeft deelnemers het gevoel dat zij een rol spelen in de vergadering.
5 – Gebruik visuele hulpmiddelen
Visuele hulpmiddelen, zoals flip-overs, whiteboards, of digitale presentaties, kunnen helpen om de boodschap van een agendapunt te verduidelijken. Ook helpen ze om de aandacht van de deelnemers vast te houden en om ervoor te zorgen dat er geen agendapunten worden overgeslagen.
Effectief vergaderen? Kies voor een externe locatie
Een effectieve vergadering begint met een goede voorbereiding en een frisse locatie. Het is dan ook aan te raden om eens in de zoveel tijd te kiezen voor een externe locatie, zodat je team uit de gebruikelijke werkomgeving kan stappen en nieuwe energie opdoet.
Benieuwd naar de mogelijkheden om te vergaderen aan het strand van Scheveningen? We vertellen je graag meer over unieke opties die deze locatie te bieden heeft. Wij verzorgen een inspirerende vergaderruimte met prachtig uitzicht op zee. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of plan direct een vergadering in.