Hoe voorkom je dat een vergadering leidt tot frustratie en tijdverspilling?

Vergaderen. Niet iedereen is er fan van en dat heeft met verschillende zaken te maken. Denk bijvoorbeeld aan onnodig lange discussies, het ontbreken van een duidelijke agenda, het niet betrekken van alle deelnemers of het uitblijven van concrete actiepunten. 

In deze blog delen we praktische tips om ervoor te zorgen dat de vergadering levendig en energiek blijft, zodat frustraties en het gevoel van tijdverspilling worden voorkomen.

Een saaie of frustrerende vergadering: Hoe komt dat? 

Dat een vergadering uitmondt in verveling of frustratie, kan door verschillende factoren komen. Vaak begint het bij een gebrek aan voorbereiding of een onduidelijke agenda. Zeker wanneer er gevoelsmatig weinig serieuze onderwerpen aan bod komen, kan het lastig zijn voor deelnemers om de hele tijd betrokken te blijven. 

Een ander veelvoorkomend probleem bij vergaderingen is de ongelijke verdeling van spreektijd, waarbij sommige deelnemers het gesprek domineren en anderen nauwelijks de kans krijgen om hun ideeën en zorgen te delen.  Het gevolg is dat er frustrerende discussies kunnen ontstaan of dat het gevoel wordt gecreëerd dat niet iedereen betrokken wordt. 

De oplossing tegen frustraties en tijdverspilling bij vergaderingen

Om te voorkomen dat vergaderingen uitmonden in frustraties en tijdverspilling, is het essentieel om een aantal best practices toe te passen. We benoemen de belangrijkste: 

1 – Maak een agenda

Met een agenda zorg je ervoor dat het voor iedereen duidelijk is wat er besproken gaat worden en hoeveel tijd er voor is uitgetrokken. Tegelijkertijd kan iedereen ook zien welke punten er al besproken zijn en wat er nog gaat komen. Het helpt bij het behouden van structuur en kan er zelfs voor zorgen dat de focus beter is. 

2 – Zorg voor een gespreksleider

Een gespreksleider opent de vergadering, brengt de onderwerpen in, houdt de tijd in de gaten en geeft iedereen de kans om aan het woord te komen. Het is een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel verloopt en dat de doelstellingen worden bereikt. Wijs iemand toe die betrokken is bij het onderwerp van de vergadering en die de nodige vaardigheden en ervaring heeft om de discussie te leiden. 

3 – Houd de onderwerpen kort en bondig

Kort maar krachtig werkt altijd en zorgt ervoor dat deelnemers gefocust blijven. Door de onderwerpen beknopt te houden, voorkom je dat de vergadering onnodig lang duurt. Gapen, afleidingen en ongeïnteresseerde blikken zijn zo verleden tijd en het gevoel dat iedereen betrokken is wordt versterkt.

4 – Zorg voor pauzes

Staat er een lange vergadering op de planning? Om te voorkomen dat men vermoeid raakt of de concentratie verliest, is het aan te raden om regelmatig pauzes in te lassen. Denk bijvoorbeeld aan een uitgebreide lunch, een koffiepauze of een wandeling buiten. Deze korte onderbrekingen zorgen ervoor dat de deelnemers de kans krijgen om even op te laden.

5 – Kies voor een sprekende vergaderlocatie

Wissel de standaard vergaderlocatie op kantoor eens in voor een bruisende locatie buiten de deur. Denk aan een gezellig restaurant, een buitenlocatie of een specifieke vergaderlocatie op een unieke locatie. Zo zorg je eens voor een unieke invalshoek voor de anders zo standaard vergadering. 

Bij Vergaderen Strand hebben wij zo’n vergaderlocatie! Onze inspirerende ruimte aan het strand biedt de perfecte combinatie van professionaliteit en ontspanning, waardoor een vergadering ook een plezierige ervaring wordt. 

vergadering aan het strand

Meer weten over onze vergaderlocatie in Scheveningen?

Over vergaderlocaties gesproken! Bij Vergaderenstrand bieden we een unieke en inspirerende vergaderomgeving aan de kust van Scheveningen. Onze locatie is uitstekend te bereiken en beschikt uiteraard over de middelen die nodig zijn om een vergadering optimaal in te richten. 

Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan dan direct een afspraak in of neem bij vragen contact met ons op.

Stel vergadering samen