Waarom vergaderingen zonder technologie soms effectiever zijn

De vele technologieën die vandaag de dag beschikbaar zijn kunnen een vergadering een stuk efficiënter en georganiseerder maken, maar ze brengen ook uitdagingen met zich mee. Zo kunnen technische storingen, een slechte internetverbinding of het niet kunnen verbinden met de laptop al snel voor frustraties zorgen. 

Vergaderingen zonder technologieën zijn in sommige gevallen dan ook effectiever. In deze blog benoemen we de andere voordelen waarom het kiezen voor een technologievrije vergaderlocatie kan bijdragen aan succesvolle vergaderingen.

Vergaderen: Met of zonder technologieën

Vergaderen kan op verschillende manieren. Denk aan virtuele vergaderingen, vergaderingen in de benedenzaal aan de grote tafel of tegenwoordig zelfs een mix van beide. Deze hybride aanpak stelt teams in staat om zowel lokaal als op afstand deel te nemen. 

Technologie is natuurlijk een ideale oplossing wanneer je met grote teams werkt en het niet voor elkaar krijgt om iedereen bij elkaar te krijgen. Lukt dat wel? Dan raden we ook eens aan om compleet af te stappen van de online platforms en gewoon te kiezen voor een traditionele vergadering. Waarom? Dat benoemen we onderstaand: 

Kies voor bewezen, offline vergadertechnieken

Flip-overs, post-its, whiteboards en ‘ja-nee-stellingen’ waarbij je de hand omhoog moet steken als je het eens bent. Zomaar wat voorbeelden van offline vergaderbenodigdheden die de interactie en betrokkenheid tijdens een vergadering kunnen vergroten. Allemaal bewezen vergadertechnieken zijn over het algemeen juist bedoeld voor de fysieke vergaderingen. We schreven al eens een blog over deze technieken. 

Verhoog de betrokkenheid door in een kring te vergaderen

Bij online vergaderingen zien we vaak dat men op de achtergrond allerlei andere dingen aan het doen is. Bij een vergadering op locatie daarentegen, vooral als je in een kring vergadert, ontstaat er een meer persoonlijke en interactieve sfeer. Iedereen wordt betrokken bij de vergadering en voelt zich gelijkwaardig, wat de bereidheid om ideeën te delen en feedback te geven vergroot.

Gemakkelijker communiceren tijdens fysieke vergaderingen

Je kent het misschien wel, je wilt ergens op inhaken maar merkt dat er door de vele digitale afleidingen en technische complicaties bij online vergaderingen een vertraging ontstaat. In een fysieke vergadering is dit probleem veel minder aanwezig. De directe interactie helpt om sneller en effectiever te communiceren, wat ook weer tijd scheelt. 

Last but not least: Geen netwerkfouten

Haperingen, vertragingen, ruis, getimmer bij de buren of het plotseling wegvallen van de verbinding kunnen een vergadering flink verstoren en leiden tot frustratie. Het zijn dingen die je voorkomt door te kiezen voor fysieke vergaderingen. Deelnemers kunnen zich volledig concentreren op de bespreking zonder bezig te hoeven zijn met het controleren van de wifi, het verbinden van de koptelefoon of het opnieuw inloggen op de vergadering.

Kies voor een bruisende vergaderlocatie aan het strand

Een inspirerende vergaderlocatie aan het strand geeft net wat extra dimensie aan de anders zo standaard vergadering. Met diverse mogelijkheden om te brainstormen en ideeën uit te wisselen in een ontspannen sfeer, is de kans groter dat de vergadering creatieve en innovatieve oplossingen oplevert. Boek dan ook direct een vergadering, neem vrijblijvend contact op bij vragen of vraag een offerte aan.