Een vergaderruimte huren: Waar moet je rekening mee houden? 

Wil je de jaarlijkse vergadering eens op een andere, bruisende locatie organiseren? Dan zijn er een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden. Want naast dat iedereen natuurlijk naar de gewenste locatie moet komen, moet je ook nadenken over de logistiek en praktische zaken die hierbij komen kijken. In deze blog vertellen we alles wat je moet weten om een externe locatie in goede banen te leiden. 

Met hoeveel mensen ga je vergaderen? 

De eerste vraag die je jezelf zult stellen is: Met hoeveel personen wil je gaan vergaderen? Het is een belangrijke overweging omdat het aantal deelnemers de keuze voor de locatie, de opstelling van de ruimte en de benodigde faciliteiten beïnvloedt.

Bij een grote groep heb je bijvoorbeeld een ruimere vergaderzaal nodig met voldoende stoelen en tafels, terwijl een kleinere groep juist gebaat is bij een kleinere setting. Bovendien kan het aantal deelnemers ook invloed hebben op de keuze voor vergaderopstelling. Denk bijvoorbeeld aan een U opstelling of juist een ronde opstelling. 

Zorg ervoor audiovisuele apparatuur aanwezig is

Heb je tijdens de vergadering presentaties gepland, wil je video’s laten zien, of moet er online iemand inbellen? Dan is de aanwezigheid van audiovisuele apparatuur een must. Controleer dan ook of er een scherm of beamer aanwezig is en dat deze van goede kwaliteit zijn en goed functioneren.

Daarnaast is het belangrijk om te bevestigen dat er voldoende aansluitingen en kabels beschikbaar zijn om laptops te koppelen.

Wil je de vergadering combineren met een lunch of activiteit? 

Veel externe vergaderingen worden gecombineerd met een lunch of activiteit. Daar moet natuurlijk wel de ruimte voor zijn. Het is dan ook aan te raden om vooraf informatie op te vragen over de mogelijkheden die de vergaderlocatie biedt. Informeer bijvoorbeeld of er een aparte ruimte beschikbaar is voor de lunch, of er koffie wordt geschonken en of er ruimte is voor een buffet. 

Houdt ook rekening met het vervoer en de parkeergelegenheid

Gaat iedereen met de auto? Kan er worden gecarpoold? En zijn er voldoende parkeerplaatsen beschikbaar? Je wilt er uiteraard zeker van zijn dat iedereen zonder problemen de vergaderlocatie kan bereiken en een plek kan vinden om te parkeren. Vraag de beheerder van de vergaderlocatie dan ook naar de details van de parkeervoorzieningen.

Praktisch vergaderen begint bij Vergaderenstrand.nl

Bij Vergaderenstrand.nl ben je aan het juiste adres wanneer je zoekt naar een energieke setting om te vergaderen. Met diverse audiovisuele apparatuur beschikbaar, in combinatie met de mogelijkheid om te kunnen lunchen of een andere activiteit te plannen, bieden wij een complete vergaderervaring aan.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of stel direct een vergadering samen.