Virtueel vergaderen: De beste tools voor online meetings
Zeker in grote organisaties komt de virtuele vergadering geregeld voor, en met de opkomst van online meetingtools is het makkelijker dan ooit om teams samen te brengen, ongeacht de locatie waar iedereen zich bevindt. In deze blog gaan we dieper in op de mogelijkheid om virtueel te vergaderen en welke tools hier het beste voor zijn.
De voordelen van virtueel vergaderen
Virtueel vergaderen heeft de manier waarop teams samenwerken ingrijpend veranderd. Naast dat men vanaf iedere locatie wereldwijd gewoon kan inschakelen, maakt online vergaderen het mogelijk om op een efficiënte wijze de communicatie te bevorderen. Maar dat zijn niet alle voordelen:
- Bespaar tijd en geld: Iedereen kan gewoon vanaf kantoor of huis inschakelen, waardoor reistijd en reiskosten tot een minimum worden beperkt.
- Gemakkelijk scherm presenteren: Je bent niet afhankelijk van de aanwezige technologieën om een presentatie te tonen. Je kunt deze gewoon direct delen vanaf je eigen apparaat, of het nu een laptop, tablet of smartphone is.
- Flexibiliteit: Virtueel vergaderen biedt de flexibiliteit om op verschillende tijden en locaties bijeen te komen. Dit is vooral handig voor teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones of die een hybride vergadering stimuleren.
- Opnames terugkijken: Ook een handig voordeel, het terugkijken van vergaderingen. Veel online vergadertools bieden de mogelijkheid om sessies op te nemen, zodat deelnemers later de besproken onderwerpen kunnen herzien.
De beste tools voor online meetings
Men een rijk aanbod aan platforms is het kiezen van de juiste tool essentieel voor een efficiënte en productieve online meeting. We benoemen de beste voor jouw volgende vergadering.
1 – Microsoft Teams
Microsoft Teams behoort tot de meest gebruikte tools voor online vergaderen en samenwerking. Met Teams kunnen gebruikers gemakkelijk chatten, videocalls houden en zelfs samenwerken aan documenten in real-time. Bovendien integreert het naadloos met andere Microsoft 365 applicaties, zoals PowerPoint, Outlook en Word, wat het een ideale keuze maakt voor teams die al gebruikmaken van deze software.
2 – Google Meet
Werkt jullie team veelal met Google Workspace? Dan is Google Meet de ideale tool voor jullie online vergaderingen. Deze gebruiksvriendelijke applicatie is vergelijkbaar met Microsoft Teams en biedt ook een scala aan functies die samenwerking en communicatie bevorderen. Waar Teams goed is geïntegreerd met de diensten van Microsoft, biedt Google Meet ook integraties met Gmail, Drive en Calendar.
3 – Zoom
Zoom is een van de populairste platforms voor virtuele vergaderingen en videoconferenties, en staat bekend om zijn gebruiksvriendelijke interface en krachtige functies. Een van de grootste voordelen van Zoom is de mogelijkheid om grote groepen deelnemers tegelijk te hosten, met ondersteuning voor tot wel 1000 deelnemers in een enkele vergadering, afhankelijk van het abonnement.
Toch liever zonder technologie vergaderen?
De technologie is natuurlijk fantastisch en stelt bedrijven in staat om efficiënt samen te werken, teams wereldwijd te verbinden en informatie sneller te delen. Toch zijn er ook voldoende redenen om de online meetingrooms af en toe achter te laten en terug te keren naar de meer persoonlijke vergaderingen. We schreven recent ook een blog over de voordelen van vergaderingen zonder technologie.
Bij Vergaderen strand bieden wij een unieke en inspirerende vergaderlocatie aan het strand, waar je ook zonder technologie uitstekend kunt vergaderen. Zijn er toch mensen die vanuit een andere locatie willen inspringen? Dan zijn er ook mogelijkheden om hybride vergaderingen te organiseren. Plan direct een vergadering in of neem contact met ons op bij vragen.